Description
Cette entreprise d'envergure est à la recherche d’une personne parfaitement bilingue pour combler un poste d’adjointe administrative dans ses bureaux de Montréal. Vous possédez un minimum de trois ans d’expérience en support administratif ? Alors, n’attendez plus et faites-nous parvenir votre candidature !
Vos responsabilités clés
- Effectuer le travail général de secrétariat : rédaction, correspondance, traduction, classement, numérisation, etc.;
- Assembler et indexer des documents sous forme de cartables de clôture de transactions et classer la documentation dans les répertoires électroniques pertinents;
- Assurer la mise à jour et la circulation en interne de différentes listes, notamment une liste relative au Registre des entreprises non admissibles, une liste des Locateurs et facturation des fournisseurs et le Registre de formation continue obligatoire des avocats;
- Coordonner l’obtention de mandats et d’estimés budgétaires des conseillers juridiques externes et sur réception de factures, vérifier l’entité facturée, le respect de l’estimé budgétaire et obtenir les approbations requises;
- Contrôler la qualité de tous les documents envoyés
- Coordonner la signature de divers documents: correspondance, chèques, actes, avis, etc., et tenir une liste à jour des documents reçus et transmis et assurer le suivi des dossiers administratifs;
- Tenir à jour les agendas et fixer les rendez-vous;
Ce qu’il vous faut absolument
- Bilinguisme (oral et écrit) ;
- Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent et cinq années d’expérience en soutien administratif de direction, idéalement dans le milieu de la construction ou de l’ingénierie;
- Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint);
- 3 ans d’expérience à titre d’adjointe administrative
- Très bon sens de l’organisation, compétences en communication et dans les relations interpersonnelles;
- Capacité à prendre des initiatives et à établir les priorités, faire preuve de grande minutie;
- Capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois, faire preuve d’autonomie et être en mesure de travailler sous pression dans un environnement dynamique;
- Capable de travailler en équipe.
